Oficina de Gestión Humana-psicología Proceso de Convocatoria Externa

Identificación general del cargo:
Nombre del cargo: Auxiliar administrativo
Oficina: Facultad de humanidades
Descripción del cargo
Objetivo general
Apoyar en las labores Administrativo de la dependencia y, atender al cliente interno y externo, para lograr el cumplimiento de los objetivos de la oficina.
Funciones especificas
 Orientar a profesores, estudiantes, padres de familia y personas en general sobre la
ruta a seguir dependiendo de la problemática administrativa o solicitud.
 Atender y gestionar solicitudes administrativas de índole operativa a través de correos electrónicos, solicitudes físicas verbales de estudiantes, docentes y usuarios de la facultad.
 Programar y sistematizar las sesiones del Consejo de Facultad, comité de Posgrados, equipos comprometidos de la facultad y reuniones del decano.
 Administrar y mantener organizado los archivos físicos y digitales de la decanatura.
 Llevar registro de los asistentes a los eventos organizados por los programas/áreas y la facultad.
 Alimentar el registro de eventos organizados por los programas/ áreas y la facultad.
 Apoyar a la decanatura en la elaboración de informes y otras actividades propias de la facultad.
 Manejo del correo institucional Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
 Apoyar en las relaciones públicas, manejo de un buen clima organizacional y logística de los eventos de la facultad.
 Gestión administrativa para vinculación de monitores (convocatoria, convenios, capacitación en lineamientos esenciales del cargo, cuentas de cobro de monitores administrativos de la facultad y académicos del Centro de Español).
 Gestionar avances y legalización de gastos de viaje para la decanatura.
 Sistematizar los resultados de los procesos de extensión de la facultad, área o departamento.

 Gestionar la relación con proveedores y los servicios que se requieran de ellos.
 Recopilar y gestionar la información para compartir con la comunidad de la facultad (El Búho-Boletín informativo de la facultad).
 Gestionar la logística para la adecuada operación de los eventos de la facultad.


Competencias:
Orientación al usuario
Trabajo en equipo
Planeación y organización
Gestión de recursos físicos y tecnológicos
Gestión logística
Redacción de documentos
Manejo de base de datos
Control de cuentas de cobro y facturas
Apoyo en el proceso académico-administrativo


Especificaciones del cargo
Educación
Profesional en áreas administrativas o comunicación social con experiencia certificada
en las funciones específicas del cargo.
Experiencia
Mínimo 1 año en la ejecución de las funciones mencionadas, con nivel alto de redacción
Dedicación
Tiempo completo
Generalidades del proceso
Fase 1
Publicación interna de la oferta y análisis de las hojas de vida.
Fase 2
 Los candidatos selectos realizan entrevista ante el director de semestre de paz y Región
 Presentan test de personalidad y entrevista semiestructurada en psicología de Gestión Humana.
 Entrevista Jefe de Gestión Humana
 Notificación de resultados

Instrucciones para la inscripción
 Si cumple los requisitos y está interesado en participar en esta
convocatoria, manifestar su intención al correo:
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Irma Nohora Villanueva Ospina
Jefe de Gestión Humana